เอกสาร (Document) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่น
ๆ ที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่าง ๆ ของธุจกิจด้วย
เช่น จดหมายโต้ตอบ แบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจต่าง ๆ เป็นต้น
ความสำคัญของเอกสาร
ระยะเริ่มต้นของหน่วยงานธุรกิจที่ได้ดำเนินกิจการนั้น
จะต้องมีเอกสารเข้าและออก ซึ่งในเบื้องต้นอาจจะมีจำนวนน้อย
แต่เมื่อดำเนินกิจการไปนานๆ จำนวนเอกสารก็จะมีมากขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น
เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลังฐานในการทำงานของกิจการ และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป
ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าการดำเนินงานด้านเอกสารนั้น
มีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร
เพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ
หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ
และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น
จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจเพราะ
1. เอกสารเป็นเสมือนความจำ
2.
เอกสารใช่เป็นเครื่องมือในการอ้างอิง
3. เอกสารใช่เป้นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน
4.
เอกสารเป็นหลักฐานทางวัณนธรรมและภูมิปัญญา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น